Conduire des réunions performantes

 Objectifs 

 Maîtriser l’organisation et l’animation de réunions productives, efficaces, dynamiques.

Faire de chaque réunion un temps concret d’information, d’échange et de décision.

 Public  

Toute personne qui a un rôle d’animateur de réunion

 Prérequis  

Être déterminé pour s’impliquer personnellement dans la formation, pour s’approprier les techniques et pour en recueillir tous les bienfaits.

 Programme  

1. La préparation

• Quel est l’intérêt de chaque réunion ?
• Pratique des réunions, réflexions et conclusions pour mieux décider
• Quel est l’ intérêt de la réunion comme mode d’animation d’une équipe
• Les clés d’une réunion efficace et productive
• Définir les objectifs de la réunion : Pourquoi ? Avec qui ? Comment ? Où ?
• Organiser : lieu, moment, horaires, invités, évènements périphériques
• Les participants, les règles d’intervention, le timing
• l’ordre du jour (TOPO)
• Une invitation motivante, les supports, le compte-rendu. le ppt

2. Le déroulement de la réunion

• Définir son schéma d’intervention : seul ou à plusieurs, animateur ou modérateur, pour information ou décision, etc.
• Organiser sa propre prise de parole et celle des autres : les pièges à éviter, les astuces pour mobiliser l’intérêt, favoriser l’écoute active, stimuler la participation
• Comment animer avec PowerPoint ? Limites et contraintes, facilités

Comment ouvrir la réunion ?

• Accueillir les participants
• Rappeler objectifs déroulement et s’assurer de l’accord des participants
• Choisir un secrétaire de séance, un garant du temps et préciser les rôles
• Collecter l’information en retour sur le travail préparatoire
• Présenter la méthode et les règles du jeu

Comment réussir l’animation ?

• Proposer et mettre en œuvre une méthode de travail pertinente
• Gérer la prise de parole et le temps en favorisant l’expression de tous
• Aider à structurer les idées en utilisant le tableau
• Faciliter l’écoute mutuelle et la vie du groupe
• Proposer des synthèses partielles
• Mettre en valeur le travail du groupe et les progrès réalisés
• S’assurer de la rédaction du compte-rendu tout au long de la séance

Comment conclure et préparer les suites ?

• Faire une synthèse rapide
• Noter les points clés
• Dégager les points d’accord, décider qui fait quoi
• Faire lire et faire approuver en fin de séance le compte rendu
• Annoncer ce qui sera abordé en prochaine réunion et valider la date
• Faire collectivement le bilan de la qualité de cette réunion
• Remercier et annoncer la suite : le compte-rendu, forme et mise en oeuvre
• Respecter les horaires

3. Savoir maintenir l’attention

• Savoir donner la parole, reprendre le lead, cadrer, exprimer et/ou entendre un désaccord
• Mobiliser l’auditoire : conseils et astuces

 Pédagogie de la formation  

Mises en situation à partir des cas proposés par le consultant et créés avec les participants.

Échanges d’expériences.